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Les systèmes classiques de gestion documentaire sont fondés sur une intégration totale ou partielle des fichiers dans une base de données généralement centralisée. Cette approche d’intégration totale empêche une manipulation dynamique des documents.
En effet, les fichiers sont stockés dans une base de données et leurs liens vers d’autres documents sont perdus ou endommagés. Les références entre les fichiers, qui font la spécificité des documents informatiques actuels (par le biais des hyperliens ou tout autre système de référencement), stockés dans ce type d’application de gestion documentaire, sont inutilisables. Ce qui a comme conséquence d’amoindri de manière significative la productivité des logiciels couramment utilisés.
Team-Control ne déplace pas les fichiers informatiques mais les pilotent via une base de données qui ne modifie en rien les liens et les références entre fichiers. Grâce à son interface conviviale incluant un moteur de recherche puissant et une recherche par arborescence, Team-Control permet un accès rapide aux données actualisées tout en n’empêchant pas un accès par le biais des applications courantes.
Les données stockées dans un système de gestion documentaire (ou même sans aucun système de gestion) ne portent pas obligatoirement un nom significatif et univoque. Les systèmes de gestion documentaire attribuent de manière automatisée une identification (ID) au fichier qui est uniquement exploitable via l’interface du système de gestion documentaire.
Dans un système de gestion des données classique (ex : répertoires sous Windows), aucune obligation technique n’oblige l’utilisateur à nommer correctement un document, ce qui ne permet pas d’assurer une maîtrise des données stockées et provoque un risque constant de multiplicité de fichiers portant des noms identiques.
Team-Control est basé sur l’analyse d’une nomenclature et de sa mise en oeuvre préalable. Cette analyse permet l’identification des fichiers et des dossiers par une codification compréhensible et univoque. Cette démarche garantit la pérennité des données.
La nomenclature est définie de manière globale ou variable, selon le contexte organisationnel et les besoins spécifiques de l'entreprise ou du groupe de travail.
La nomenclature est mise en oeuvre sur base d'un respect strict de la hiérarchie et de la dénomination univoque des données. Pour ce faire, Team-Control intègre une nomenclature structurée de fichiers où les noms de ceux-ci restent intelligibles et ne peuvent être dédoublés.
Dans le même esprit, Team-Control intègre la gestion des e-mails et des attachements, ce qui permet de placer les courriers électroniques et les pièces jointes dans les dossiers correspondants.
La gestion des accès et des privilèges sur les fichiers traités par un groupe de travail est un problème récurrent. Il est en effet nécessaire de pouvoir gérer les privilèges en fonction des paramètres spécifiques des utilisateurs de l’entreprise ou du groupe de travail.
Team-Control intègre un système de gestion des privilèges et des accès des fichiers couplés au système opératoire de l’environnement informatique de l’entreprise ou du groupe de travail.
Cette gestion est assurée sur trois niveaux opérationnels : l’Administrateur, le Gestionnaire et l’Utilisateur (statuts cumulables pour une même personne).
Des attributs globaux ou particuliers sont configurables pour chaque profil d’utilisateur (ex : effacements, modifications, accessibilité aux dossiers, suivi des révisions, etc.). Cette gestion permet d’attribuer des rôles spécifiques aux utilisateurs.
Le suivi, la validation et la mise à jour des fichiers demandent une gestion rigoureuse. Les utilisateurs doivent pouvoir rapidement identifier le statut d’un document (aspects juridiques, contractuels ou autres validations) validé par un tiers autorisé, interne ou externe.
Team-Control intègre la vérification du statut d’un fichier dans un planning de validation prédéfini et assure également la compatibilité avec des systèmes de signature électronique disponibles sur le marché.
Un aperçu rapide des données traitées et de l’avancement des dossiers est un outil qui permet aux gestionnaires de mieux percevoir l’évolution d’un projet en cours.
Team-Control intègre une interface simple et conviviale qui permet d'avoir, en temps réel, le niveau d'avancement des projets et dossiers en cours de traitement.
Le cycle de vie des données informatiques nécessite une approche spécifique en fonction du contexte de travail des utilisateurs. Une série d’informations complémentaire, depuis la date de création jusqu’à l’archivage, sont souvent nécessaires pour permettre d’assurer valablement la bonne fin d’un projet dans quelque domaine que ce soit.
Team-Control gère plusieurs versions (alternatives) d’un même document ainsi que les indices (historique) des différentes versions. Chaque version ou historique intègre également un commentaire explicatif donné par l’utilisateur. Team-Control permet aux utilisateurs d’ajouter une série d’informations liées au fichier assurant une documentation plus approfondie de celui-ci. Team-Control assure également l’historique de l’évolution des fichiers en indiquant les différentes interventions réalisées sur ceux-ci.
La sécurité des données nécessite une approche rigoureuse de la part de l’entreprise ou du groupe de travail. Les données informatiques traitées par Team-Control restent dans leur environnement original (Windows, Linux).
Le système de sauvegarde de l’entreprise ou du groupe de travail peut continuer à être utilisé efficacement.
Lorsqu’un projet ou un dossier est terminé et validé comme tel, il doit pouvoir être écarté du flux du travail journalier pour être archivé et, éventuellement, pouvoir être réintégré à la demande.
Team-Control intègre les références de toutes les données de l’ensemble des projets dans sa base de données. Ces informations facilitent l’archivage des données en intégrant un référencement logique des archives traitées. Team-Control permet également la réintégration d’un projet ou d’un dossier de manière simple et dynamique.
Ce module permet l’accès de collaborateurs externes aux données gérées par Team-Control en assurant la sécurité imposée par l’entreprise.
Ce module gère les temps de prestation des intervenants sur le(s) projet(s), afin de permettre le suivi des coûts fixes et variables (employés, sous-traitants, etc.) dans chaque dossier ou projet et de l'entreprise.
Il se base sur : le suivi du temps presté à l'utilisation de chaque fichier et, par conséquent, le temps passé dans chaque projet ; l'encodage des prestations effectuées qui ne sont pas liées à des documents informatiques (ex : réunions, etc.), l'encodage des notes de frais, les déplacements, etc.
Ce module a pour but de gérer les coordonnées et autres informations connexes de l'ensemble des intervenants internes et/ou externes d'une entreprise en liant à ceux-ci tous les dossiers et documents qui les concernent. Il comprend : une fiche de renseignements pour chaque contact / entreprise, une fiche montrant les liens entre les contacts, une fiche montrant les liens entre le contact et les documents qui lui sont liés, une fiche décrivant son niveau de crédibilité financière et niveau de confiance par rapport à l'entreprise.
Le module assure également le suivi des clients, le suivi opérationnel et le suivi des produits et services.
Ce module gère l'agenda de l’entreprise et, individuellement, de tous ses collaborateurs. Le module gère également la disponibilité des salles de réunion, etc.
Ce module gère les éléments prédéfinis de l'image communicative de l'entreprise.
Il permet la gestion de catalogues, du contenu de l’Intranet d’un groupe de travail, du papier à entête, des modèles de documents, etc.
